1. Introdução ao Provimento 74

O Provimento 74/2018, estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), representa um marco na modernização e padronização dos serviços notariais e de registro no Brasil. Dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, confidencialidade, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências.

Essa norma regulatória, criada com o objetivo de alinhar os cartórios às demandas do mundo digital e trouxe mudanças significativas para o setor.

Com a crescente evolução tecnológica e a necessidade de otimização dos serviços cartoriais, o Provimento 74 surge como um guia essencial para tabeliães e registradores que desejam atender às expectativas dos cidadãos e das instituições. Ele estabelece diretrizes claras e obrigações a serem seguidas, impulsionando a transição de processos manuais para eletrônicos e promovendo a interoperabilidade entre os cartórios.

Este artigo explora os principais aspectos do Provimento 74, destacando seus objetivos, impactos nos cartórios, diretrizes a serem seguidas e os benefícios que essa norma traz para o setor. Entender e aderir a essas diretrizes é essencial para que os tabeliães estejam alinhados com as melhores práticas e forneçam um serviço mais eficiente e seguro aos cidadãos e empresas.

 

Situação: Vigente.
Origem: Corregedoria.
FontDJe/CNJ nº141/2018, de 01/08/2018, p. 44.
Legislação Correlata:
–  Resolução n. 67, de 3 de março de 2009 (Regimento Interno)
–  Recomendação n. 9, de 7 de março de 2013
–  Lei n. 8.935, de 18 de novembro de 1994

 

2. Objetivos do Provimento 74: Impulsionando a Modernização e Padronização nos Cartórios

Os objetivos do Provimento 74/2018 são fundamentais para compreender a sua importância e impacto no setor de cartórios no Brasil. Este conjunto de diretrizes e regulamentações tem como meta principal promover a modernização e padronização dos serviços notariais e de registro, garantindo eficiência, segurança e acessibilidade para os cidadãos e empresas. Aqui estão os principais objetivos do Provimento 74:

2.1. Padronização de Procedimentos:

O Provimento 74 busca estabelecer procedimentos padronizados para a realização de atos cartorários. Isso visa garantir que todos os cartórios sigam um conjunto de regras comuns, tornando os serviços mais previsíveis e uniformes em todo o país.

2.2. Informatização e Automatização:

A norma incentiva a informatização e automatização dos processos cartoriais. Isso significa migrar dos registros manuais para sistemas eletrônicos, aumentando a eficiência, reduzindo erros e proporcionando um ambiente mais seguro para a manipulação de informações sensíveis.

2.3. Interoperabilidade:

O Provimento 74 enfatiza a importância da interoperabilidade entre os sistemas utilizados pelos cartórios, permitindo que informações sejam compartilhadas de maneira eficiente entre diferentes unidades e órgãos, simplificando processos e evitando duplicações.

2.4. Qualidade e Segurança:

A norma prioriza a qualidade e segurança dos registros e atos notariais. A implementação de tecnologias adequadas e práticas seguras de gestão de dados é uma parte essencial dos objetivos do provimento.

2.5. Atendimento às Demandas da Sociedade:

Ao alinhar os serviços cartoriais às demandas modernas da sociedade, o Provimento 74 visa tornar os cartórios mais acessíveis, eficientes e capazes de atender às expectativas dos cidadãos e empresas.

Compreender esses objetivos é fundamental para os cartórios que buscam aderir às diretrizes do Provimento 74 e aproveitar os benefícios da modernização. Os próximos tópicos deste artigo detalharão como esses objetivos são alcançados e como os cartórios estão se adaptando para cumprir as exigências do CNJ.

 

3. Impacto nos Cartórios: Adaptação à Era Digital

O Provimento 74/2018 trouxe mudanças significativas para o cenário dos cartórios no Brasil, impactando diretamente a forma como essas instituições operam. Ao exigir a modernização e padronização, o provimento busca atender às necessidades da sociedade e acompanhar a evolução tecnológica. Abaixo, discutiremos o impacto que o Provimento 74 teve nos cartórios:

3.1. Transição para o Ambiente Digital:

Um dos impactos mais notáveis foi a necessidade de migrar dos registros e procedimentos manuais para sistemas eletrônicos. Cartórios tiveram que adotar tecnologias modernas e sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para se adequar às diretrizes do provimento.

3.2. Aumento da Eficiência:

Com a informatização, os cartórios puderam melhorar a eficiência dos serviços. Processos que antes eram demorados e sujeitos a erros humanos agora são executados de maneira mais rápida e precisa.

3.3. Redução de Erros:

A digitalização dos registros contribuiu para a redução de erros, uma vez que as informações são inseridas de forma mais precisa e podem ser validadas eletronicamente. Isso é crucial para a segurança e integridade dos registros.

3.4. Integração entre Cartórios:

O Provimento 74 promove a integração e interoperabilidade entre diferentes cartórios. Isso significa que informações podem ser compartilhadas com mais facilidade entre cartórios, facilitando o acesso a registros em todo o país.

3.5. Atendimento às Expectativas:

A modernização e a padronização dos serviços cartoriais atendem às crescentes expectativas da sociedade por serviços mais ágeis e acessíveis. Os cartórios que se adaptaram às diretrizes do provimento estão melhor posicionados para atender a essas demandas.

3.6. Investimentos em Tecnologia:

Cartórios precisaram investir em infraestrutura tecnológica, treinamento de pessoal e sistemas de segurança de dados para cumprir as exigências do Provimento 74. Esses investimentos são essenciais para a conformidade e eficiência a longo prazo.

O impacto nos cartórios não se limita apenas à adoção de novas tecnologias, mas também envolve uma mudança cultural e operacional significativa. Os próximos tópicos deste artigo abordarão as diretrizes específicas do provimento e as obrigações que os cartórios devem cumprir para se adaptar a esse novo cenário.

 

4. Obrigações e Diretrizes do Provimento 74: Passos Essenciais para a Conformidade

O Provimento 74/2018 estabelece diretrizes específicas e obrigações que os cartórios devem cumprir para alcançar a modernização e padronização pretendidas. Essas diretrizes servem como um guia claro para a implementação bem-sucedida das mudanças. Aqui estão algumas das obrigações e diretrizes mais importantes do Provimento 74:

4.1. Informatização dos Registros:

Cartórios devem informatizar seus registros e procedimentos, substituindo processos manuais por sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos.

4.2. Padronização de Documentos:

Os cartórios devem aderir a padrões específicos para documentos e registros, garantindo uniformidade em todo o país.

4.3. Utilização de Certificação Digital:

A certificação digital é necessária para garantir a autenticidade e a segurança dos registros eletrônicos.

4.4. Armazenamento Seguro de Documentos Eletrônicos:

Os cartórios devem adotar práticas seguras de armazenamento de documentos eletrônicos para garantir sua integridade e confidencialidade.

4.5. Interoperabilidade:

A norma exige que os sistemas utilizados pelos cartórios sejam capazes de interagir e compartilhar informações de maneira eficiente com outros órgãos e cartórios.

4.6. Transparência:

Os cartórios devem garantir a transparência em suas operações, tornando informações sobre registros e procedimentos acessíveis ao público.

4.7. Atualização Contínua:

Cartórios devem manter seus sistemas e práticas atualizados, acompanhando as mudanças tecnológicas e regulatórias.

4.8. Treinamento de Pessoal:

O treinamento de funcionários é fundamental para garantir que eles estejam aptos a operar os novos sistemas e seguir as diretrizes do provimento.

4.9. Cumprimento de Prazos:

O Provimento 74 estabelece prazos para a implementação das mudanças. É importante que os cartórios cumpram esses prazos para evitar problemas de conformidade.

O cumprimento dessas obrigações e diretrizes é crucial para que os cartórios estejam em conformidade com o Provimento 74 e aproveitem seus benefícios. Os próximos tópicos deste artigo abordarão como os cartórios estão se adaptando e quais desafios podem surgir no processo de conformidade.

 

5. Prazos e Cronograma do Provimento 74: O Tempo é Essencial

O Provimento 74/2018 estabelece prazos e um cronograma para a implementação das mudanças necessárias nos cartórios. O cumprimento desses prazos é fundamental para garantir a conformidade com as diretrizes do provimento. Abaixo, detalhamos os prazos e o cronograma relevantes:

5.1. Prazos de Implementação:

O Provimento 74 estabelece prazos específicos para a implementação das mudanças, incluindo a informatização dos registros e a adoção de certificação digital. Esses prazos variam de acordo com os tipos de serviços prestados pelos cartórios.

5.2. Prazo para Interoperabilidade:

O provimento também define um prazo para que os sistemas dos cartórios sejam capazes de interagir e compartilhar informações de maneira eficiente com outros órgãos e cartórios. Isso visa garantir a integração e a interoperabilidade entre diferentes unidades.

5.3. Cronograma de Treinamento:

Além dos prazos para a implementação das mudanças, os cartórios também devem seguir um cronograma de treinamento de pessoal. Isso assegura que os funcionários estejam adequadamente preparados para operar os novos sistemas e cumprir as diretrizes do provimento.

É importante que os cartórios estejam cientes dos prazos estabelecidos e ajam de forma pró-ativa para garantir que todos os requisitos sejam cumpridos dentro do tempo estipulado. A não conformidade com os prazos estabelecidos pode resultar em problemas de conformidade e penalidades.

 

6. Benefícios do Provimento 74: Modernização para Cartórios e Sociedade

O cumprimento das diretrizes estabelecidas pelo Provimento 74 traz consigo uma série de benefícios tanto para os cartórios quanto para a sociedade em geral. Esses benefícios incluem:

6.1. Eficiência Aprimorada:

A informatização e padronização dos processos resultam em maior eficiência operacional, acelerando o atendimento aos cidadãos e reduzindo filas e prazos de espera.

6.2. Redução de Erros:

Com a transição para o ambiente digital, a probabilidade de erros humanos é reduzida, garantindo a integridade e precisão dos registros.

6.3. Facilidade de Acesso:

Cartórios que aderem ao Provimento 74 tornam seus serviços mais acessíveis, permitindo que as pessoas acessem registros e informações de qualquer lugar, a qualquer momento.

6.4. Segurança dos Registros:

A certificação digital e as práticas seguras de armazenamento de documentos eletrônicos garantem a segurança dos registros, protegendo contra perdas e fraudes.

6.5. Transparência:

A transparência é promovida por meio da divulgação de informações relevantes, tornando os procedimentos cartoriais mais compreensíveis para o público.

 

7. Desafios e Preparação para o Cumprimento:

O cumprimento do Provimento 74 não está isento de desafios. Cartórios enfrentam obstáculos, como a necessidade de investir em tecnologia, treinar funcionários e cumprir prazos rigorosos. No entanto, a preparação adequada e a conscientização sobre esses desafios podem ajudar a superá-los de forma eficaz.

8. Experiências de Cartórios na Adoção do Provimento 74: Lições Aprendidas e Boas Práticas

Este item pode incluir exemplos reais de cartórios que já implementaram com sucesso as diretrizes do Provimento 74. Suas experiências podem destacar lições aprendidas, boas práticas e os benefícios que eles obtiveram ao seguir as novas regulamentações.

Com a inclusão desses tópicos, seu artigo estará bem encaminhado para fornecer uma visão completa do Provimento 74 e seus impactos nos cartórios. Sinta-se à vontade para ajustar e expandir os textos conforme necessário e adicionar exemplos específicos para ilustrar seus pontos. Se tiver mais perguntas ou precisar de mais assistência, estou à disposição para ajudar.

9. Conclusão: Preparando-se para o Futuro dos Cartórios no Brasil

A implementação bem-sucedida do Provimento 74 é fundamental para a modernização e eficiência contínua dos cartórios no Brasil. Ao seguir as diretrizes estabelecidas, os cartórios estão se preparando para um futuro onde a tecnologia desempenhará um papel ainda mais crucial nos serviços notariais e de registro. A conformidade com o provimento não é apenas uma exigência regulatória, mas também uma oportunidade de fornecer serviços de alta qualidade, seguros e eficientes que atendam às expectativas da sociedade. À medida que os cartórios continuam a se adaptar e inovar, eles estão desempenhando um papel vital na construção de um sistema de registro mais moderno e acessível.

 

Leitura Complementar ao Provimento 74

O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA, usando de suas atribuições constitucionais, legais e regimentais e

CONSIDERANDO o poder de fiscalização e de normatização do Poder Judiciário dos atos praticados por seus órgãos (art. 103-B, § 4º, I, II e III, da Constituição Federal de 1988);

CONSIDERANDO a competência do Poder Judiciário de fiscalizar os serviços notariais e de registro (arts. 103-B, § 4º, I e III, e 236, § 1º, da Constituição Federal);

CONSIDERANDO a competência do Corregedor Nacional de Justiça de expedir provimentos e outros atos normativos destinados ao aperfeiçoamento das atividades dos serviços notariais e de registro (art. 8º, X, do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça);

CONSIDERANDO a obrigação dos notários e registradores de cumprir as normas técnicas estabelecidas pelo Poder Judiciário (arts. 37 e 38 da Lei n. 8.935, de 18 de novembro de 1994);

CONSIDERANDO o avanço tecnológico, a informatização e a implementação de sistemas eletrônicos compartilhados e de sistema de registro eletrônico que possibilita a realização das atividades notariais e de registro mediante o uso de tecnologias da informação e comunicação;

CONSIDERANDO a necessidade de se uniformizar a manutenção de arquivos eletrônicos/mídia digital de segurança dos livros e documentos que compõem o acervo dos serviços notariais e de registro, bem como de se imprimir eficiência a esse procedimento;

CONSIDERANDO os resultados obtidos nas inspeções realizadas, em 2016, 2017 e 2018, pela Corregedoria Nacional de Justiça nos serviços notariais e de registro do Brasil, tais como vulnerabilidade e situação de risco das bases de dados e informações afetas aos atos praticados;

CONSIDERANDO os estudos técnicos realizados pela Corregedoria Nacional de Justiça sobre a proteção da base de dados, os sistemas, as condições financeiras e o perfil de arrecadação dos serviços de notas e de registro do Brasil;

CONSIDERANDO as sugestões apresentadas nos autos do Pedido de Providência n. 0002759-34.2018.00.0000, em trâmite no Conselho Nacional de Justiça,

 

RESOLVE:

Art. 1º Dispor sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil.

Art. 2º Os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico.

Parágrafo único. Como política de segurança da informação, entre outras, os serviços de notas e de registro deverão:

I – ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

Art. 3º Todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo.

§ 1º Os livros e atos eletrônicos que integram o acervo dos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados mediante cópia de segurança (backup) feita em intervalos não superiores a 24 horas.

§ 2º Ao longo das 24 horas mencionadas no parágrafo anterior, deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas.

§ 3º A cópia de segurança mencionada no § 1º deverá ser feita tanto em mídia eletrônica de segurança quanto em serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

§ 4º A mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, observada a segurança física e lógica necessária.

§ 5º Os meios de armazenamento utilizados para todos os dados e componentes de informação relativos aos livros e atos eletrônicos deverão contar com recursos de tolerância a falhas.

Art. 4º O titular delegatário ou o interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de “usuários genéricos”.

Art. 5º O sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou por eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação.

§ 1º A plataforma de banco de dados deverá possuir recurso de trilha de auditoria ativada.

§ 2º As trilhas de auditoria do sistema e do banco de dados deverão ser preservadas em backup, visando a eventuais auditorias.

Art. 6º Os serviços notariais e de registro deverão adotar os padrões mínimos dispostos no anexo do presente provimento, de acordo com as classes nele definidas.

Parágrafo único. Todos os componentes de software utilizados pela serventia deverão estar devidamente licenciados para uso comercial, admitindo-se os de código aberto ou os de livre distribuição.

Art. 7º Os serviços notariais e de registro deverão adotar rotina que possibilite a transmissão de todo o acervo eletrônico pertencente à serventia, inclusive banco de dados, softwares e atualizações que permitam o pleno uso, além de senhas e dados necessários ao acesso a tais programas, garantindo a continuidade da prestação do serviço de forma adequada e eficiente, sem interrupção, em caso de eventual sucessão.

Art. 8º Os padrões mínimos dispostos no anexo do presente provimento deverão ser atualizados anualmente pelo Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (COGETISE).

§ 1º Comporão o COGETISE:

I – a Corregedoria Nacional de Justiça, na condição de presidente;

II – as Corregedorias de Justiça dos Estados e do Distrito Federal;

III – a Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG/BR);

IV – o Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal (CNB/CF);

V – a Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais do Brasil (ARPEN/BR);

VI – o Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (IRIB/BR);

VII – o Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil (IEPTB/BR); e

VIII – o Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil (IRTDPJ/BR).

§ 2º Compete ao COGETISE divulgar, estimular, apoiar e detalhar a implementação das diretrizes do presente provimento e fixar prazos para tanto.

Art. 9º O descumprimento das disposições do presente provimento pelos serviços notariais e de registro ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal.

Art. 10. A Recomendação CNJ n. 9, de 7 de março de 2013, e as normas editadas pelas corregedorias de justiça dos Estados e do Distrito Federal permanecem em vigor no que forem compatíveis com o presente provimento.

Art. 11. Este provimento entra em vigor após decorridos 180 dias da data de sua publicação.

Ministro JOÃO OTÁVIO DE NORONHA

 

ANEXO

CLASSE 1

Serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre, equivalente a 30,1% dos cartórios

PRÉ-REQUISITOS

Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 2 megabits

Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital

Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes preferencialmente por estrutura física de alvenaria ou, na sua impossibilidade, por divisórias. Em ambos os casos, com possibilidade de controle de acesso (porta com chave) restrito aos funcionários da área técnica

Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem

Unidade de alimentação ininterrupta (nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos

Dispositivo de armazenamento (storage), físico ou virtual

Serviço de cópias de segurança na internet (backup em nuvem)

Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento à população em até 15 minutos após eventual pane do servidor principal

Impressoras e scanners (multifuncionais)

Switch para a conexão de equipamentos internos

Roteador para controlar conexões internas e externas

Softwares licenciados para uso comercial

Software antivírus e antissequestro

Firewall

Proxy

Banco de dados

Mão de obra: pelo menos 2 funcionários do cartório treinados na operação do sistema e das cópias de segurança ou empresa contratada que preste o serviço de manutenção técnica com suporte de pelo menos 2 pessoas

CLASSE 2

Serventias com arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre, equivalente a 26,5% dos cartórios

PRÉ-REQUISITOS

Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 4 megabits

Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital

Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes preferencialmente por estrutura física de alvenaria ou, na sua impossibilidade, por divisórias. Em ambos os casos, com possibilidade de controle de acesso (porta com chave) restrito aos funcionários da área técnica

Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem

Unidade de alimentação ininterrupta (nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos

Dispositivo de armazenamento (storage), físico ou virtual

Serviço de cópias de segurança na internet (backup em nuvem)

Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento à população em até 15 minutos após eventual pane do servidor principal

Impressoras e scanners (multifuncionais)

Switch para a conexão de equipamentos internos

Roteador para controlar conexões internas e externas

Softwares licenciados para uso comercial

Software antivírus e antissequestro

Firewall

Proxy

Banco de dados

Mão de obra: pelo menos 2 funcionários do cartório treinados na operação do sistema e das cópias de segurança ou empresa contratada que preste o serviço de manutenção técnica com suporte de pelo menos 2 pessoas

CLASSE 3

Serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre, equivalente a 21,5% dos cartórios

PRÉ-REQUISITOS

Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 10 megabits

Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital

Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes preferencialmente por estrutura física de alvenaria ou, na sua impossibilidade, por divisórias. Em ambos os casos, com possibilidade de controle de acesso (porta com chave) restrito aos funcionários da área técnica

Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem

Unidade de alimentação ininterrupta (nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos

Dispositivo de armazenamento (storage), físico ou virtual

Serviço de cópias de segurança na internet (backup em nuvem)

Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento à população em até 15 minutos após eventual pane do servidor principal

Impressoras e scanners (multifuncionais)

Switch para a conexão de equipamentos internos

Roteador para controlar conexões internas e externas

Softwares licenciados para uso comercial

Software antivírus e antissequestro

Firewall

Proxy

Banco de dados

Mão de obra: pelo menos 3 funcionários do cartório treinados na operação do sistema e das cópias de segurança ou empresa contratada que preste o serviço de manutenção técnica com suporte de pelo menos 3 pessoas