Introdução ao Provimento 134: Modernização e Padronização nos Cartórios

O Provimento 134/2019, estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), é outra regulamentação que desempenha um papel crucial na modernização e padronização dos serviços notariais e de registro no Brasil. Semelhante ao Provimento 74, o Provimento 134 traz diretrizes específicas para alinhar os cartórios às demandas da era digital e melhorar a qualidade e segurança dos registros. Este artigo explorará os principais aspectos do Provimento 134, destacando seus objetivos, impactos nos cartórios, diretrizes a serem seguidas e os benefícios que essa norma traz para o setor.

2. Objetivos do Provimento 134

Os objetivos do Provimento 134/2019 são cruciais para compreender a importância dessa regulamentação e o impacto que ela tem nos cartórios e na sociedade. Esses objetivos incluem:

2.1. Padronização de Procedimentos:

O Provimento 134 busca estabelecer procedimentos padronizados para a realização de atos cartorários, promovendo a uniformidade e a previsibilidade dos serviços.

2.2. Informatização e Automatização:

Da mesma forma que o Provimento 74, o Provimento 134 incentiva a informatização e automatização dos processos cartoriais, aumentando a eficiência e reduzindo erros.

2.3. Interoperabilidade:

A interoperabilidade é uma ênfase, permitindo que os sistemas dos cartórios interajam eficazmente e compartilhem informações com outros órgãos e cartórios.

2.4. Qualidade e Segurança:

A norma prioriza a qualidade e segurança dos registros e atos notariais, promovendo a utilização de tecnologias adequadas e práticas seguras de gestão de dados.

2.5. Atendimento às Demandas da Sociedade:

Alinhando os serviços cartoriais às demandas da sociedade moderna, o Provimento 134 torna os cartórios mais acessíveis, eficientes e capazes de atender às expectativas dos cidadãos e empresas.

3. Impacto nos Cartórios: Adaptação à Era Digital

A implementação do Provimento 134 tem um impacto significativo nos cartórios em todo o Brasil. Os seguintes aspectos destacam o impacto dessa regulamentação:

3.1. Transição para o Ambiente Digital:

Assim como o Provimento 74, o Provimento 134 exige a transição dos registros e procedimentos manuais para sistemas eletrônicos. Os cartórios estão se adaptando a uma realidade digital.

3.2. Aumento da Eficiência:

Com a informatização, os cartórios estão experimentando uma melhoria na eficiência operacional. Os processos, antes demorados, agora são executados de maneira mais rápida e precisa.

3.3. Redução de Erros:

A digitalização dos registros contribui para a redução de erros, uma vez que as informações são inseridas de forma mais precisa e podem ser validadas eletronicamente.

4. Obrigações e Diretrizes do Provimento 134

O Provimento 134 estabelece diretrizes específicas e obrigações que os cartórios devem cumprir para alcançar a modernização pretendida. Essas diretrizes servem como um guia claro para a implementação bem-sucedida das mudanças. Aqui estão algumas das obrigações e diretrizes mais importantes do Provimento 134:

4.1. Informatização dos Registros:

Cartórios devem informatizar seus registros e procedimentos, substituindo processos manuais por sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos.

4.2. Padronização de Documentos:

Os cartórios devem aderir a padrões específicos para documentos e registros, garantindo uniformidade em todo o país.

4.3. Utilização de Certificação Digital:

A certificação digital é necessária para garantir a autenticidade e a segurança dos registros eletrônicos.

4.4. Armazenamento Seguro de Documentos Eletrônicos:

Os cartórios devem adotar práticas seguras de armazenamento de documentos eletrônicos para garantir sua integridade e confidencialidade.

4.5. Interoperabilidade:

A norma exige que os sistemas utilizados pelos cartórios sejam capazes de interagir e compartilhar informações de maneira eficiente com outros órgãos e cartórios.

4.6. Cumprimento de Prazos:

O Provimento 134 estabelece prazos para a implementação das mudanças. É importante que os cartórios cumpram esses prazos para evitar problemas de conformidade.

Leitura Complementar

Dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências.

Situação: Vigente.
Origem: Corregedoria.
FontDJe/CNJ nº141/2018, de 01/08/2018, p. 44.
Legislação Correlata:
–  Resolução n. 67, de 3 de março de 2009 (Regimento Interno)
–  Recomendação n. 9, de 7 de março de 2013
–  Lei n. 8.935, de 18 de novembro de 1994

Observação / CUMPRDEC

O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA, usando de suas atribuições constitucionais, legais e
regimentais e

CONSIDERANDO o poder de fiscalização e de normatização do Poder Judiciário dos atos praticados por
seus órgãos (art. 103-B, § 4º, I, II e III, da Constituição Federal de 1988);

CONSIDERANDO a competência do Poder Judiciário de fiscalizar os serviços notariais e de registro (arts. 103-B, § 4º, I e III, e 236, § 1º, da Constituição Federal);

CONSIDERANDO a competência do Corregedor Nacional de Justiça de expedir provimentos e outros atos normativos destinados ao aperfeiçoamento das atividades dos serviços notariais e de registro (art. 8º, X, do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça);

CONSIDERANDO a obrigação dos notários e registradores de cumprir as normas técnicas estabelecidas pelo Poder Judiciário (arts. 37 e 38 da Lei n. 8.935, de 18 de novembro de 1994);

CONSIDERANDO o avanço tecnológico, a informatização e a implementação de sistemas eletrônicos compartilhados e de sistema de registro eletrônico que possibilita a realização das atividades notariais e de registro mediante o uso de tecnologias da informação e comunicação;

CONSIDERANDO a necessidade de se uniformizar a manutenção de arquivos eletrônicos/mídia digital de segurança dos livros e documentos que compõem o acervo dos serviços notariais e de registro, bem como de se imprimir eficiência a esse procedimento;

CONSIDERANDO os resultados obtidos nas inspeções realizadas, em 2016, 2017 e 2018, pela Corregedoria Nacional de Justiça nos serviços notariais e de registro do Brasil, tais como vulnerabilidade e situação de risco das bases de dados e informações afetas aos atos praticados;

CONSIDERANDO os estudos técnicos realizados pela Corregedoria Nacional de Justiça sobre a proteção da base de dados, os sistemas, as condições financeiras e o perfil de arrecadação dos serviços de notas e de registro do Brasil;

CONSIDERANDO as sugestões apresentadas nos autos do Pedido de Providência n. 0002759-34.2018.00.0000, em trâmite no Conselho Nacional de Justiça,

RESOLVE:

Art. 1º Dispor sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil.

Art. 2º Os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico.

Parágrafo único. Como política de segurança da informação, entre outras, os serviços de notas e de registro deverão:

I – ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

Art. 3º Todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo.

§ 1º Os livros e atos eletrônicos que integram o acervo dos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados mediante cópia de segurança (backup) feita em intervalos não superiores a 24 horas.

§ 2º Ao longo das 24 horas mencionadas no parágrafo anterior, deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas.

§ 3º A cópia de segurança mencionada no § 1º deverá ser feita tanto em mídia eletrônica de segurança quanto em serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

§ 4º A mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, observada a segurança física e lógica necessária.

§ 5º Os meios de armazenamento utilizados para todos os dados e componentes de informação relativos aos livros e atos eletrônicos deverão contar com recursos de tolerância a falhas.

Art. 4º O titular delegatário ou o interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de “usuários genéricos”.

Art. 5º O sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou por eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação.

§ 1º A plataforma de banco de dados deverá possuir recurso de trilha de auditoria ativada.

§ 2º As trilhas de auditoria do sistema e do banco de dados deverão ser preservadas em backup, visando a eventuais auditorias.

Art. 6º Os serviços notariais e de registro deverão adotar os padrões mínimos dispostos no anexo do presente provimento, de acordo com as classes nele definidas.

Parágrafo único. Todos os componentes de software utilizados pela serventia deverão estar devidamente licenciados para uso comercial, admitindo-se os de código aberto ou os de livre distribuição.

Art. 7º Os serviços notariais e de registro deverão adotar rotina que possibilite a transmissão de todo o acervo eletrônico pertencente à serventia, inclusive banco de dados, softwares e atualizações que permitam o pleno uso, além de senhas e dados necessários ao acesso a tais programas, garantindo a continuidade da prestação do serviço de forma adequada e eficiente, sem interrupção, em caso de eventual sucessão.

Art. 8º Os padrões mínimos dispostos no anexo do presente provimento deverão ser atualizados anualmente pelo Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (COGETISE).

§ 1º Comporão o COGETISE:

I – a Corregedoria Nacional de Justiça, na condição de presidente;

II – as Corregedorias de Justiça dos Estados e do Distrito Federal;

III – a Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG/BR);

IV – o Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal (CNB/CF);

V – a Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais do Brasil (ARPEN/BR);

VI – o Instituto de Registro Imobiliário do Brasil (IRIB/BR);

VII – o Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil (IEPTB/BR); e

VIII – o Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil (IRTDPJ/BR).

§ 2º Compete ao COGETISE divulgar, estimular, apoiar e detalhar a implementação das diretrizes do presente provimento e fixar prazos para tanto.

Art. 9º O descumprimento das disposições do presente provimento pelos serviços notariais e de registro ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal.

Art. 10. A Recomendação CNJ n. 9, de 7 de março de 2013, e as normas editadas pelas corregedorias de justiça dos Estados e do Distrito Federal permanecem em vigor no que forem compatíveis com o presente provimento.

Art. 11. Este provimento entra em vigor após decorridos 180 dias da data de sua publicação.

Ministro JOÃO OTÁVIO DE NORONHA

ANEXO

CLASSE 1

Serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre, equivalente a 30,1% dos cartórios

PRÉ-REQUISITOS

Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 2 megabits

Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital

Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes preferencialmente por estrutura física de alvenaria ou, na sua impossibilidade, por divisórias. Em ambos os casos, com possibilidade de controle de acesso (porta com chave) restrito aos funcionários da área técnica

Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem

Unidade de alimentação ininterrupta (nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos

Dispositivo de armazenamento (storage), físico ou virtual

Serviço de cópias de segurança na internet (backup em nuvem)

Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento à população em até 15 minutos após eventual pane do servidor principal

Impressoras e scanners (multifuncionais)

Switch para a conexão de equipamentos internos

Roteador para controlar conexões internas e externas

Softwares licenciados para uso comercial

Software antivírus e antissequestro

Firewall

Proxy

Banco de dados

Mão de obra: pelo menos 2 funcionários do cartório treinados na operação do sistema e das cópias de segurança ou empresa contratada que preste o serviço de manutenção técnica com suporte de pelo menos 2 pessoas

CLASSE 2

Serventias com arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre, equivalente a 26,5% dos cartórios

PRÉ-REQUISITOS

Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 4 megabits

Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital

Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes preferencialmente por estrutura física de alvenaria ou, na sua impossibilidade, por divisórias. Em ambos os casos, com possibilidade de controle de acesso (porta com chave) restrito aos funcionários da área técnica

Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem

Unidade de alimentação ininterrupta (nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos

Dispositivo de armazenamento (storage), físico ou virtual

Serviço de cópias de segurança na internet (backup em nuvem)

Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento à população em até 15 minutos após eventual pane do servidor principal

Impressoras e scanners (multifuncionais)

Switch para a conexão de equipamentos internos

Roteador para controlar conexões internas e externas

Softwares licenciados para uso comercial

Software antivírus e antissequestro

Firewall

Proxy

Banco de dados

Mão de obra: pelo menos 2 funcionários do cartório treinados na operação do sistema e das cópias de segurança ou empresa contratada que preste o serviço de manutenção técnica com suporte de pelo menos 2 pessoas

CLASSE 3

Serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre, equivalente a 21,5% dos cartórios

PRÉ-REQUISITOS

Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 10 megabits

Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital

Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes preferencialmente por estrutura física de alvenaria ou, na sua impossibilidade, por divisórias. Em ambos os casos, com possibilidade de controle de acesso (porta com chave) restrito aos funcionários da área técnica

Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem

Unidade de alimentação ininterrupta (nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos

Dispositivo de armazenamento (storage), físico ou virtual

Serviço de cópias de segurança na internet (backup em nuvem)

Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento à população em até 15 minutos após eventual pane do servidor principal

Impressoras e scanners (multifuncionais)

Switch para a conexão de equipamentos internos

Roteador para controlar conexões internas e externas

Softwares licenciados para uso comercial

Software antivírus e antissequestro

Firewall

Proxy

Banco de dados

Mão de obra: pelo menos 3 funcionários do cartório treinados na operação do sistema e das cópias de segurança ou empresa contratada que preste o serviço de manutenção técnica com suporte de pelo menos 3 pessoas